Processus opérationnel

Schéma processus opérationnel

La création du consultant Lors de l’adhésion du consultant porté, sa fiche porté est créée et enrichie de toutes ses informations administratives et sociales. Les nombreux documents obligatoires sont intégrés à la GED. Un pack de bienvenue lui est remis : un livret d’accueil, des fiches informatives, le mode d’emploi du site collaboratif. Le compte utilisateur du consultant (accessible en ligne) est créé. La convention de portage Une convention de portage est générée par le système et stockée dans la GED. Le document est envoyé au consultant ou signé sur place. Le document signé, scanné, et intégré à la GED. 2. La création du client du consultant et les contacts chez le client Le client du porté est qualifié et créé, on enregistre en même temps les contacts du client. Le client peut être créé ou modifié par le porté mais sera qualifié et validé par votre administrateur avant établissement d’un contrat commercial. 3. Le contrat de travail Le contrat de travail est créé sur la base d’éléments de simulation. Une fois validé, il est édité et stocké dans la GED. Pendant la mission, des avenants au contrat de travail peuvent être créés tout en respectant le cadre légal (durée max du CDD 18mois…). 4. Les propositions commerciales du consultant ou devis Le porté établit des propositions commerciales personnalisables via la plateforme collaborative. Le document peut être au choix celui de la structure de portage ou aux couleurs du consultant. Chaque document édité ou confirmé est stocké dans la GED. Le contrat commercial, le contrat de prestation de service, la convention de formation En fonction de votre stratégie, une fois la proposition commerciale acceptée, le porté fait soit une demande de mission ou génère lui-même son contrat commercial (prestation ou formation) sur la plateforme en y joignant les pièces au format de son choix. Ce contrat commercial vous est soumis pour validation. Le contrat commercial validé alimente un chiffre d’affaires prévisionnel. 5. Le compte rendu d’activité (ou time sheet) Le compte rendu d’activité est généré par le porté à partir du contrat commercial. Il détermine le nombre d’heures ou de jours déjà effectués. Une fois validé, il est stocké dans la GED. Le compte rendu d’activité est la base de la facturation. 6. Les frais professionnels En accord avec votre mode de fonctionnement, le consultant peut établir une note de frais sur un formulaire ou il peut directement les saisir dans l’application en joignant les justificatifs scannés ou pris en photo. Une fois les documents originaux reçus et contrôlés, le relevé de frais est validé par l’administrateur. 7. La facturation Depuis le compte rendu d’activité, sur un simple clic les frais professionnels refacturables sont ajoutés automatiquement ainsi que les factures de sous-traitance. La facture est validée par l’administratif est stocké dans la GED. La facture est assemblée avec divers documents tels que les conditions générales de vente un état récapitulatifs des frais annexes et les justificatifs en question. La liasse constituée est de nouveau stocké dans la GED. La facture est envoyée par mail ou par courrier au contact de facturation du client Les frais de gestion Une part du chiffre d’affaires est prélevée au titre des honoraires de la structure de portage salarial. Il est fixé en début de relation avec le consultant. Les critères de détermination du montant peuvent être multiples : pourcentage, pourcentage plafonné, pourcentage par palier de CA, forfait, au nombre d’actes, et des combinaisons entre les critères. On peut aussi affecter un taux fixe ou un montant. L’assiette des frais de gestion est la plupart du temps la facturation mais il est aussi possible d’utiliser la paie. Les frais de gestion sont déduits du compte d’activité. 8. La préparation de la paie Un traitement génère la préparation de la paie sur la base du compte d’activité et des éléments de la déclaration d’activité salariée, le consultant peut apporter certaines modifications dans le cadre des droits accordés. Le service administratif opère une validation finale puis les éléments sont exportés vers le logiciel de paie. Les opérations diverses Des demandes d’opérations diverses peuvent être faites à tous moments : au crédit du consultant : Apport d’affaires, Parrainages, au débit du consultant : Investissements, achats pour le compte du consultant. Une fois les opérations validées. Elles alimentent : la comptabilité et le compte d’activité. 9. La déclaration d’activité salariée Un état des contrats de travail qui arrivent à échéance est disponible. Cet état permet de préparer les reconductions de contrats. Chaque consultant ayant un contrat de travail actif doit faire une déclaration d’activité. Un formulaire pré rempli alimentée par les contrats de travail et avenants. Les éléments saisis ou complétés servent de base au traitement de la préparation paie. Le compte d’activité est un des points forts de cette solution Toutes les actions/événements, entrées ou sorties financières sont comptabilisées dans le compte d’activité : les factures, avoirs, règlements, sous-traitances, frais de gestion, salaires, frais de déplacement, parrainages, autres frais, remboursements, solde. A la manière d’un compte bancaire, toutes les actions sont retranscrites par ordre chronologique, qu’elles génèrent ou non un transfert d’argent. En cliquant sur une ligne du compta d’activité, on affiche le document au format PDF qui a généré cette écriture : facture, avoir, facture sous-traitant, fiche de frais, fiche de paie… etc… D’un seul coup d’œil on a une vision à 360° de l’activité du consultant.